GESTION DE L’EMPLOI DU TEMPS – P4

MÉTHODE GET – PREMIÈRE CAUSE DE DÉRAPAGE DE L’EMPLOI DU TEMPS

Le temps consacré à essayer de concilier discipline et conformiste avec créativité et innovation.

Les trois contraintes inhérentes à cette cause de perte de contrôle

La contrainte patron: le temps que vous passez à faire des choses que vous ne feriez pas si vous n’aviez pas de patron.

La contrainte système: le temps que vous passez à faire des choses que vous ne feriez pas si vous n’aviez pas à vous conformer aux politiques, règlements et procédures du système bureaucratique de votre organisation.

La contrainte auto-imposée: le temps que vous passez à faire des choses que vous ne feriez pas si vous ne vous imposeriez pas des objectifs de créativité et d’innovation.

Businesswomen and Businessman Team on white

Les dirigeants professionnels

Les dirigeants qui réussissent leur carrière dans le management sont ceux qui à force de volonté ont développé les habilités à trouver le juste équilibre entre ces trois contraintes.

C’est à dire:

  • de se soumettre, faute de quoi la structure de commandement de l’entreprise s’écroule;
  • de se conformer, faute de quoi la structure collective de l’entreprise se désagrège;
  • d’innover, faute de quoi les objectifs de l’entreprise ne peuvent pas se concrétiser.
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LES TROIS CONTRAINTES

Jongler avec les contraintes

Tout dirigeant doit quotidiennement jongler avec une, deux ou trois contraintes. L’habilité à jongler avec ces contraintes n’est pas innée, elle s’acquiert à force d’essai- erreur sur le terrain.

Winston Churchill

La contrainte patron

Dimanche 7 h 00, assis à votre table vous passez, pour une énième fois, en revue votre agenda. Tout est en ordre. La semaine prochaine est réglée comme une horloge. Votre cours Gestion du temps n’a pas été inutile.

Lundi matin 7 h 15 arrivée au bureau, bons signe un stationnement est libre près de la porte principale. Salut à l’agent de sécurité, sur le chemin de votre bureau personne ne vous a interpellé, de mieux en mieux. Victoire, 7 h 30 vous êtes assis à votre bureau. Ouverture de votre attaché-case, agenda ouvert sur votre bureau à la page “Lundi” 7 h 45, vous souriez.

Le téléphone sonne, confiant vous décrochez. Au timbre de voix, vous commencez à transpirer, c’est lui. Le seul, l’unique qui a le droit de pointer qui fait quoi, quand et comment: votre patron.

Après quelques paroles amicales, il vous informe que la veille, dans la quiétude de son salon, il s’est livré à quelques réflexions. Et oui, vous dit-il: «un vrai leader n’arrête jamais!» Pour affirmer son leadership, il vous donne l’ordre de noter ce qu’il a prévu que vous fassiez pendant la journée, la semaine et le reste du mois.

Plus vous notez, plus vos plans s’écroulent devant vos yeux, jusqu’à n’être que des ruines fumantes. C’est Beyrouth, après un bombardement.

Après avoir raccroché, vous allez directement voir votre fidèle secrétaire et lui lancez: «Le patron vient de foutre ma journée, ma semaine, mon mois en l’air. Ça continue!» «Trouvez moi un cours avancé sur la gestion du temps!»

Celle-ci vous regarde sans comprendre. Elle ne le peut pas, car elle, elle est syndiquée.

La balle P est dans votre camp et vous ne pouvez pas l’ignorer. Par de douloureuses expériences vous avez appris que: “Le temps exigé par le patron est une contrainte incontournable à laquelle il faut se soumettre.”

Vous le savez trop bien, vous allez régulièrement au Cimetière des gestionnaires vous recueillir sur les tombes d’ami(e)s n’ayant pas compris ce principe.

dirigeant

La contrainte système

Demandez à votre Service des ressources financières qui est le meilleur gestionnaire de l’entreprise. Ils vous désigneront à coup sûr, Monsieur X ou Madame X. Employé(e) discipliné(e), il ou elle rend toujours ses comptes de dépenses à temps, remplies comme il le faut sur le formulaire CD2019-001, conformément à la procédure apparaissant dans le Guide de gestion de l’entreprise. Le fait que ce gestionnaire soit le moins productif de l’entreprise ne sera pas pris en compte. L’important, pour le système, est que ce gestionnaire ne gruge pas inutilement de temps si précieux des employés du Service. Ah, si tous les gestionnaires étaient comme lui ou elle.

La balle S est elle aussi dans votre camp et vous ne pouvez pas l’ignorer. Par de douloureuses expériences vous avez appris que: “Le temps exigé par le système est une contrainte incontournable à laquelle il faut se soumettre.”

Cela aussi vous le savez, de nombreuses rangées sont occupées au Cimetière des gestionnaires par des ami(e)s n’ayant pas respecté ce principe.

indispensable

La contrainte auto-imposée

Le temps que vous passez à faire des choses que vous ne feriez pas si vous ne vous les imposeriez pas vous même.

Mise en situation

Imaginons que je sois le directeur d’un service d’entretien d’une entreprise de fabrication d’appareils électroménagers. Nous sommes mercredi et toutes les tâches hebdomadaires reliées à la contrainte système sont achevées. De la part de mon patron rien à craindre, il est parti depuis vendredi en congé pour six semaines. Mieux encore, il a oublié de foutre en l’air mon emploi du temps durant son absence. Donc, je me retrouve assis devant un bureau vide avec une corbeille “IN” totalement vide. C’est décidé, en revenant de déjeuner je m’attaque à la Politique d’utilisation des appareils de communication. Il est plus que temps, je suis supposé l’avoir fini depuis un mois.

Lors du déjeuner, une idée me vient à l’esprit « Et si je passais par l’atelier de maintenance en revenant, question de voir ce qu’il en retourne? » Plus j’y songe, plus l’idée me plaît.

J’arrive donc calepin à la main à l’atelier vers 13 h 15. Celle-ci est vide puisque les gars sont au travail. D’un bon pas, je me dirige vers la salle à manger des ouvriers. Comme je le suspectais celle-ci est dans un état lamentable, sans dessus dessous et malpropre. Je note: Produire un memo sur l’obligation de garder cette salle propre. L’inspection de la salle des outils génère une autre note: Vérifier si la directive sur l’entretien des dispositifs de sécurité de l’outillage est à jour et la redistribuer. Magasin des pièces, une autre note: Vérifier à quelle vitesse tourne les inventaires. Quai de réception, j’aperçois plusieurs caisses de matériel non ouvertes. Vérification des bons de livraison (packing slip), elles datent de trois semaines. Je note : Rencontrer le contremaître au sujet de ces caisses. Très fier de moi, je retourne au bureau.

Voici comment en moins d’une heure, j’ai réussi à ajouter quatre activités à mon planning déjà très chargé.

  • Devoir écrire un memo sur la propreté de la salle à manger.
  • Devoir mettre à jour et m’assurer de la distribution de la directive sur l’entretien des dispositifs de sécurité de l’outillage.
  • Devoir vérifier la vitesse de rotation de l’inventaire du magasin des pièces.
  • Devoir rencontrer mon contremaître au sujet des caisses que j’ai apreçu sur le quai de réception.

C’est ce que nous appelons la contrainte auto-imposée

La balle A est elle, 24/24 dans votre camp. Vous ne pouvez pas l’ignorer, puisque vous êtes vous.

Et devinez, il y a aussi une rangée au Cimetière des gestionnaires où reposent les gestionnaires n’ayant pas su quoi faire avec cette balle.

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Prochain articles

Dans le prochain article nous verrons comment les gestionnaires jonglent quotidiennement avec ces contraintes.

GESTION DE L’EMPLOI DU TEMPS – P3

À la prochaine ami(e) Sapiens

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